Le matériel de l'équipe suivi par étiquette QR
Shelf tient le registre du matériel physique d'une équipe : ordinateurs, caméras, outillage, véhicules, accessoires de décor, stock. Chaque objet porte une étiquette QR qu'un téléphone scanne pour ouvrir sa fiche, le sortir ou signaler un problème. L'équipe sait où se trouve chaque objet et qui l'a en main, et les réservations empêchent de promettre deux fois le même équipement sur un créneau.
Kits, stock au compteur et scanner à actions groupées
- Un kit regroupe un portable, son chargeur et son dock, que Shelf gère ensuite comme un seul objet.
- Le scanner intégré lit QR codes et codes-barres, puis applique une action à toute la série scannée : attribuer la garde, changer l'emplacement, ajouter à une réservation. Chaque scan reste dans l'historique de l'objet.
- Depuis la 2.4.0, les articles suivis en quantité gardent la trace de chaque mouvement de stock avec son emplacement.
- Cinq rôles se partagent les droits : Owner, Administrator, Manager, Base et Self Service. Le Manager gère réservations, garde et audits d'inventaire pour tous, sans pouvoir modifier le catalogue.
- Les emplacements s'emboîtent (bâtiment, étage, salle, étagère) et acceptent une position GPS. Un objet retiré du service s'archive avec son historique.
- L'import CSV tourne en tâche de fond reprenable et accepte tel quel le tableur exporté d'un autre outil, après revue des colonnes.
Prêts de caméras, de portables ou d'outillage de chantier
- Matériel de tournage réservé pour un plateau et sorti en kits.
- Prêt en université ou en école : avec le rôle Self Service, l'emprunteur réserve et prend la garde lui-même.
- Parc de portables, avec numéro de série et garantie en champs personnalisés, et un rappel avant l'échéance.
- Outillage réparti sur plusieurs chantiers, retrouvé par emplacement.
Supabase imposé et application mobile hors AGPL
Héberger Shelf soi-même suppose un projet Supabase. Supabase fournit la base PostgreSQL, l'authentification et le stockage des fichiers, et l'image Docker ne l'embarque pas. Le guide de configuration de Supabase fait créer quatre buckets de stockage à la main et exige un serveur SMTP pour les e-mails d'authentification. La configuration Docker vient de la communauté, sans support officiel de l'éditeur. Pour un inventaire domestique, Homebox fait le choix inverse, avec SQLite et une interface web embarquée.
L'application mobile Shelf Companion n'est pas open source. Le dépôt est sous AGPL-3.0, sauf le dossier apps/companion/, publié sous PolyForm Internal Use 1.0.0 : lecture et modification permises pour l'usage interne d'une entreprise, distribution interdite. La relier à une instance auto-hébergée demande une licence « serveur privé » facturée au mois, et l'enregistrement préalable du domaine par l'éditeur.
Les fonctions payantes de Shelf Cloud se débloquent d'un seul réglage. Avec ENABLE_PREMIUM_FEATURES=false, une instance auto-hébergée n'exige plus d'abonnement et ouvre toutes les fonctions à tous ses utilisateurs. Le fichier .env.example que le README fait copier à l'installation livre pourtant la valeur true. Sur l'offre hébergée, les réservations font partie de la formule Team et les rapports des formules Plus et Team.
L'éditeur oriente d'abord vers son cloud. Sa page open source réserve l'auto-hébergement aux organisations tenues par la résidence des données ou la conformité, et indique que la grande majorité de ses équipes utilisent la version hébergée. Elle reproche aux autres outils libres du domaine d'être soit des plateformes d'entreprise longues à configurer, soit de simples remplaçants de tableur.
Le dépôt publie souvent. La 2.0.0 date du 3 juillet 2026, la 2.4.0 du 23 octobre : onze versions en moins de quatre mois. La 2.4.0 est une version de sécurité qui passe à Node.js 24, et l'éditeur demande à toutes les instances auto-hébergées de mettre à jour. Dernier commit le 26 octobre 2026.